Opis:

Usługa ta doprowadza do pozyskania usystematyzowanego systemu ochrony danych osobowych poprzez przeprowadzenie audytu zerowego i przygotowanie dostosowanej do wymagań dokumentacji spełniającej wymagania ogólnego rozporządzenia unijnego.

Zakres Usługi:

Ustalenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą:

• Dokonujemy ustaleń projektu wdrożenia dokumentacji RODO
• Dokonujemy wparcia w ramach określenia założeń projektowych m.in. celu, wyników, terminów, organizacji projektu, zarządzania

Zakres wdrożenia:

Audyt wstępny:

• Weryfikujemy spełnienie wymagań rozporządzenia RODO
• Przekazujemy wykryte spostrzeżenia i uwagi do wdrożonych procedur i rozwiązań
• Rozpoznajemy strukturę organizacyjną i procesową jednostki
• Dokonujemy identyfikacji wymagań prawnych oraz biznesowych

Projektowanie systemu ochrony danych osobowych poprzez następujące procedury i zagadnienia:

• Opracowanie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymaganymi art. 30 ust. 1 RODO:

1. Identyfikacja czynności przetwarzania
2. Inwentaryzacja przypadków powierzeń danych podmiotom przetwarzającym
3. Identyfikacja jednostek organizacyjnych
4. Ocena prawdopodobieństwa wystąpienia wysokiego ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych dla poszczególnych czynności przetwarzania

• Opracowanie rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania zgodnie z wymaganymi art. 30 ust. 2 RODO:

1. Identyfikacja przypadków występowania organizacji w roli procesora, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych
2. Odnotowanie administratorów, w imieniu których odbywa się przetwarzanie
3. Odnotowanie stosowanych środków bezpieczeństwa i nałożonych obowiązków umownych

• Przygotowanie Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych:

1. Przypisanie odpowiedzialności i ról dla osób funkcyjnych
2. Ustalenie i opracowanie stosowanych środków bezpieczeństwa (fizycznych, organizacyjnych, technicznych)
3. Opis realizacji obowiązków wynikających z RODO (obowiązki informacyjnych, zasady przetwarzania danych, powierzenie, zgody na przetwarzanie)
4. Opis kwestii związanych z udostępnianiem danych osobowych

• Przygotowanie Instrukcji Zarządzania Systemami Informatycznymi:

1. Przypisanie odpowiedzialności i ról dla osób funkcyjnych
2. Ustalenie i opis polityki haseł
3. Opracowanie procedur dot. kopii zapasowych
4. Opis stosowanych zabezpieczeń technicznych i informatycznych
5. Opis przeglądów i konserwacji systemów IT
6. Opis kwestii związanych z pracą mobilną

• Przygotowanie metodyki szacowania ryzyka i oceny skutków dla ochrony danych osobowych zgodnie z wymaganiami art. 35 RODO:

1. Osoby/Zespoły odpowiedzialne za realizację szacowania ryzyka
2. Wyznaczenie metodyki i dopracowanie jej szczegółów
3. Przygotowanie formularzy i załączników do stosowania przy szacowaniu ryzyka i ocenie skutków

• Przygotowanie Procedury Zarządzania Uprawnieniami:

1. Przypisanie odpowiedzialności i ról
2. Przygotowanie załączników i dokumentów stosowanych przy realizacji upoważnień i uprawnień

• Przygotowanie Procedury obsługi żądań:

1. Przypisanie odpowiedzialności i ról
2. Przygotowanie załączników i dokumentów stosowanych przy odpowiedzi na żądania podmiotów

• Przygotowanie pozostałych polityk ochrony danych i procedur bezpieczeństwa w razie potrzeb:

1. Regulamin monitoringu wizyjnego, udostępnienie danych z monitoringu, tabliczki informacyjne
2. Instrukcja postępowania z kluczami oraz zabezpieczenia pomieszczeń uwzględniająca upoważnienia do dostępu do kluczy oraz wykazy pracowników
3. Regulamin pracy zdalnej lub korzystania ze sprzętu mobilnego wraz z protokołami udostępniania oświadczeniami o odpowiedzialności za sprzęt
4. Procedura anonimizacji danych osobowych z dokumentów udostępnianych publicznie
5. Procedura zdalnej weryfikacji
6. Oceny transferu danych
7. Analiza przypadków współadministrowania danych wraz z przygotowaniem umów

• Przygotowanie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych

1. Identyfikacja przypadków powierzenia
2. Analiza obecnie podpisanych umów
3. Przygotowanie umów powierzenia

• Przygotowanie wzoru dokumentu wprowadzającego (np. Uchwała, Zarządzenie)
• Przygotowanie klauzul:

1. Do zastosowania przy realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i art. 14 RODO
2. Do zastosowania podczas zbierania zgód na przetwarzanie danych osobowych

• Przesłanie wykrytych zaleceń w ramach realizowanego projektu do dalszego wdrażania RODO
• Przesłanie instrukcji dalszego postępowania dla spełnienia wymagań RODO